Het belang van een duidelijke informatievoorziening
Hoe maak je met duidelijke informatie hét verschil?
Zet het gebruik van jouw informatiekanalen in om jezelf en de inwoner te helpen.
Duidelijke informatie delen is voor iedereen beter. Als een inwoner goed weet wat hij of zij moet doen, is de kans dat de inwoner dat ook doet (of meeneemt) veel groter. Waarom lijken we ons hier niet bewust van?
Maar dat lezen ze toch niet!
Een veel gehoord iets: de inwoner leest iets toch niet. En dat lijkt vaak ook wel te kloppen. Maar ligt dat aan de onwil van de inwoner om iets goed te lezen of ligt dat aan de manier waarop wij informatie geven? Voor beide is iets te zeggen. Als overheid heb je een verantwoordelijkheid om jouw informatievoorziening op orde te hebben. De informatievoorziening bestaat uit alle handelingen rondom het delen van informatie en gegevens: het uitwisselen, opslaan, bewerken en presenteren (bijv. in brieven of op de website) van informatie. (Bron: Ensie) Het zou toch fijn zijn dat een inwoner daadwerkelijk leest dat zij een toestemmingsformulier nodig hebben bij de aanvraag van een paspoort voor een kind van 16 jaar? En dat daar dan ook een kopie van de identiteitskaart van de ouder bij moet zitten als diegene niet aanwezig kan zijn bij de aanvraag? En wil je dat ze een huurovereenkomst meesturen met een verhuisaangifte: het is toch fijn dat ze dat lezen en dat het ook gebeurt?
Duidelijke informatie kan veel werk en ergernis, aan beide kanten, verminderen. Je hoeft niet meer achter de inwoner aan te bellen en de inwoner weet gewoon waar ze aan toe zijn. Het lijkt wel een ideale wereld.
Hoe zorg je ervoor dat je informatie duidelijk presenteert?
Goede informatie geven beloont zichzelf al snel. Mensen weten dan namelijk wat ze moeten doen, wat ze in moeten leveren, mee moeten nemen, wat ze te wachten staat. Dat vind je zelf ook fijn als je bij een andere organisatie dingen moet regelen. En, als je weet wat je moet doen ben je sneller geneigd dat te doen. Ook als de consequenties duidelijk zijn!
Als je geen goedgelijkende pasfoto meeneemt kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.
Zo, dat is een duidelijke consequentie. En het is er één die zorgt dat ik een goede pasfoto ga regelen en niet even mijn gezicht uit een oude vakantiefoto knip. Hoe mooi bruin ik toen ook was. (Voorbeeld gebaseerd op een echte situatie)
Wil jij leren hoe je duidelijke informatie geeft?
Je kan dan natuurlijk trainingen volgen. Dit kan ook heel makkelijk via e-learning. Taalpraktijk Mieke Prins biedt onder andere zo'n e-learning aan. Deze is speciaal geschreven op gemeenteambtenaren. Dit sluit dus volledig aan bij jouw werk. Omdat het een e-learning is kan je de training volgen waar en wanneer dit voor jou uitkomt. Geen reistijd, geen gedoe. Alleen de belangrijkste kennis en uitbreiding van jouw vaardigheden.
De e-learning kan je via Publiek en Burger volgen voor het gereduceerde tarief van €195,- per persoon. Omdat Mieke een erkende docent is betaal je nooit BTW.
Ja, ik wil leren hoe ik duidelijke informatie geef!
Opinie Publiek & Burger
