Opinie Publiek & Burger

Het adres: het belangrijkste gegeven in Nederland

Tue, 26 Mar 2024 04:59:30 GMT

Het is de laatste tijd vaak in het nieuws: arbeidsmigranten, voornamelijk Oost-Europeanen, zijn dakloos, leven in weilanden, op straat en vooral in grote armoede. De gang naar de juiste kanalen is haast onmogelijk voor deze personen, en hoe komt dat eigenlijk?

Adresregistratie in de BRP

Iedereen die in Nederland verblijft moet zich inschrijven in de Basisregistratie Personen (BRP). Heb je geen adres dat voldoet aan de eisen van een woonadres? Dan kan je kiezen voor een briefadres.

De voorwaarde om ingeschreven te mogen worden is dat je de intentie hebt om van het komende half jaar, tenminste 4 maanden (2/3e) in Nederland verblijf te hebben. Deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn, tussen door mag je weg, als het totaal van tijd maar aan deze eis voldoet.

Woonadres en briefadres, wat?

De Wet BRP beschrijft de definitie van woonadres als volgt:

o. het woonadres:

1° het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten;

2° het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten;

Als je geen adres hebt dat voldoet aan deze voorwaarden, dan kan je dus kiezen voor een briefadres. Er zitten wel bepaalde voorwaarden en verplichtingen aan dit briefadres, zo moet je een briefadresgever hebben die de post voor jou in ontvangst neemt. Tegenwoordig is het ook zo, dat als iemand wél in aanmerking komt voor een briefadres maar geen briefadresgever heeft, dat de gemeente dan op moet treden als briefadresgever. Maar dat betekent niet direct dat alle eisen voor een briefadres komen te vervallen, wat helaas wel zo geïnterpreteerd wordt.

Wel een woonadres, maar toch geen woonadres

Vaak hebben mensen wel een woonadres, maar door omstandigheden is dit geen adres waar zij zich ook kunnen inschrijven met een woonadres in de BRP. Waarom? Door alle gevolgen die dit met zich meebrengt voor de persoon die al woonachtig is. Uitkeringen, toeslagen, (gemeentelijke)belastingen.. het is allemaal gekoppeld aan het adres in de Basisregistratie Personen.

Wil je gaan samenwonen met je nieuwe vriendin, maar krijgt zij een uitkering? Dan wordt zij dus direct gekort op haar uitkering door jouw inschrijven én moet je misschien ook nog meer belasting betalen. Dat kost een hoop geld!

Wil je een vriend tijdelijk uit de brand helpen en bied jij jouw logeerkamer aan voor een x aantal maanden, maar wil je niet jouw huurtoeslag verliezen? Dan kan die vriend zich beter niet inschrijven op jouw adres.

En dit zijn voorbeelden van situaties waarin mensen het beste voor hebben met elkaar, maar elkaar eigenlijk niet kunnen helpen of verplicht worden te frauderen om de eigen situatie te kunnen beschermen. Maar, er zijn natuurlijk ook mensen die bewust frauderen met de voorzieningen die gekoppeld zijn aan het adres.

Hypotheekrenteaftrek voor de eigenaar van een huis, die moet ingeschreven staan op het adres waar hij de hypotheek op heeft afgesloten. Verhuurd hij het pand? Dan blijft hij vaak toch zelf ingeschreven voor dit fiscale voordeel.
Schijnverlating voor het verkrijgen van kindgebondenbudget of het ophogen van uitkeringen en toeslagen.
“Inschrijfadressen” verkopen via marktplaats, terwijl er werkelijk niemand van de ingeschrevene echt verblijft op het adres.

En dat zijn pas 3 van de vele voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. Je kunt het zo gek niet verzinnen, of het komt voor. En dat is ook een logische consequentie van de macht die het adresgegeven heeft gekregen.

Dan nog de Registratie Niet Ingezetenen (RNI)

Als je niet langer dan 4 maanden van een half jaar in Nederland verblijft, of in ieder geval niet de intentie hebt om deze tijd hier te verblijven, dan kom je terecht in de RNI. Aan de RNI zitten in Nederland geen voorzieningen gekoppeld; het zorgt er heel plat gezegd enkel voor dat iemand een BSN krijgt om te kunnen werken en dus belasting te kunnen betalen.

Iedereen die aan een dergelijke balie heeft gewerkt weet dat alle arbeidsmigranten twee woorden uit hun hoofd moeten leren voordat zij zich komen inschrijven in de RNI, namelijk: three months. Welke vraag je ook stelt, ze beantwoorden dit met “three months”. How old are you? > Three months. Even een blik opzij naar de begeleider vanuit het uitzendbureau en dan lijkt het helemaal goed te zijn. Binnen 10 minuten sta je weer buiten met je burgerservicenummer. En hoezeer we ze ook op het hart drukken: de brief met het BSN is voor jou, de eerste die ermee vandoor gaat is het uitzendbureau.

Omdat deze registratie niet gekoppeld is aan een adresregistratie kunnen we heel veel dingen niet zien:

Waar zijn deze mensen?
Hoeveel mensen verblijven er in één pand?
Wat betalen zij aan “huur” voor een matrasje in een volgepropte kamer?
Wat zijn de leef- en werkomstandigheden van deze mensen?

Er is geen zicht op. Natuurlijk zijn er door de jaren heen wel pogingen gedaan de registratie te verbeteren en mensen te beschermen, maar zoals de nieuwsberichten doen vermoeden is er weinig succes behaald. En zelfs als ze voor deze groep kiezen voor een woonadres: ze verdwijnen, wij starten een onderzoek naar de verblijfplaats en komen dan moeilijk tot niet in contact met de mensen, om ze vervolgens uit te schrijven naar vertrokken: onbekend.

En onbekend is waar ze zullen verblijven. Onbekend is hoe het gaat. Onbekend is wat hun leefomstandigheden zijn en of ze hulp kunnen krijgen. Onbekend is wat ze eigenlijk wordt aangedaan.

Het kan en het moet beter!

Maar hoe?

Digitalisering en werkdruk binnen burgerzaken

Sun, 10 Sep 2023 09:43:10 GMT

Wat is het effect van digitalisering op de werkdrukbeleving?

Is digitalisering een hulp of een stressfactor?

Een technische uitleg van werkdruk is volgens de TNO werkdruk wegwijzer "een disbalans tussen de eisen die het werk stelt aan een werknemer (de 'taakeisen') en de mogelijkheden die deze werknemer heeft om dat werk goed uit te voeren (de 'regelmogelijkheden'). De Wegwijzer spreekt dus van werkdruk als een werknemer zijn werk niet volgens de gewenste kwaliteit kan leveren, niet afkrijgt én als diegene niet de mogelijkheid heeft hier iets aan te veranderen. ( bron: TNO )

De verandering van digitalisering op de werkvoorraad

Zijn de hoeveelheid verhuisbewegingen enorm toegenomen en de aanvragen om uittreksels en afschriften? Of is het de manier waarop de aanvragen worden aangeboden die het verschil maken?

Sinds aanvragen digitaal binnenkomen, is de werkvoorraad altijd up-to-date en zichtbaar. Heb je net een verhuizing verwerkt, komen er ondertussen weer twee binnen. Dat voelt als een bodemloze put. Welk moment je ook kijkt; de werkvoorraad is eigenlijk nooit meer "op". Het bakje raakt niet meer leeg. Deze verandering kan, of er nu wel of niet meer verhuizingen worden doorgegeven, ervoor zorgen dat je niet het gevoel hebt je werk af te krijgen. Door de continue instroom van aangiftes (in dit voorbeeld verhuizingen) is het werk nooit af. Je hebt hier ook geen controle over: de aanvragen blijven maar komen. Daardoor kan je het gevoel krijgen harder te moeten werken, sneller te moeten werken. Er ontstaat haast en in deze haast kunnen makkelijk wat (kleine) foutjes ontstaan.

Wat is het verschil met vroeger dan?

Want het is niet zo dat er nu dusdanig meer aanvragen binnenkomen dat de werkdruk zo hoog moet liggen. Het grote verschil is dat alles gecontroleerder binnenkwam. Aanvragen voor gegevensverstrekking van derden kwamen netjes één keer per dag via de post binnen. Die kon je wegwerken en dan was het klaar voor die dag: er zat een einde aan het stapeltje. Het bakje was leeg! Alleen bijzondere gevallen bleven liggen. Maar je had de ervaring dat je een taak afmaakte. Die ervaring is erg belangrijk voor de voldoening die je haalt uit je werk én de waarde die je jouw eigen kwaliteiten toekent. Als je het af krijgt en alles gaat goed, dan voel je jezelf beter. En dat is ook logisch.

Vrije inloop tegenover balie bezoek op afspraak

In zekere zin gaat het hierboven genoemde ook op voor werken op afspraak of op vrije inloop. En alles heeft te maken met de wijze waarop je iets ziet en ervaart. Als je de dag start en je ziet een propvolle agenda, denk je: "Wow! Ik moet hard werken vandaag. Dat wordt druk! Heb ik wel tijd voor een bakje koffie? Kom ik er wel aan toe?" . De inwoners verwachten nu eenmaal dat ze op het afgesproken tijdstip geholpen worden. En liever 10 minuten eerder dan één minuut later.

Dat was wel anders dan met de vrije inloop. De verwachting bij de inwoners was dat ze moesten wachten. Alleen dat is al anders: de verwachtingen van de inwoners. Dat voelt ook anders voor jou als medewerker. En je kon gewoon zien hoe de dag kwam. Was het rustig dan kon je even andere taken uitvoeren. Werd het plots druk? Dan kon je 'even snel' die hal leegwerken! En dicht is dicht. Iedereen die voor de sluitingstijd binnenkwam hielp je wel, maar op een gegeven moment wist je dat de deuren dichtgingen. Dat is een in theorie minder voorspelbare situatie die uiteindelijk meer duidelijkheid oplevert. Als je zeker weet dat je niet weet wat er gaat gebeuren, dan stel je jouw gedachten daarop in. Zie je een propvolle agenda met alleen vastgelegde afspraken, die je misschien al niet volledig kan overzien, en komt op een afspraak voor één paspoort dan een heel gezin binnen? Dan is het overzicht helemaal verloren.

Is er wat aan te doen?

De kans dat de werkwijze, digitaal en werken op afspraak, gaat veranderen is klein. Verhuizingen doorgeven via DigiD is voor de inwoner namelijk fijner en het kan resulteren in een meer accurate registratie. Je kan dan namelijk iets doorgeven wanneer je er even bij stilstaat, ook zondagavond om 23.15 uur. Een afspraak maken tijdens kantooruren, als je zelf gewoon aan het werk bent, is niet fijn en zal er wellicht sneller bij inschieten. Als de digitalisering verder ontwikkelt zoals het nu gaat zal je uiteindelijk niet elke verhuizing meer hoeven zien als medewerker Burgerzaken. Nu is het al mogelijk om risicoprofielen in te bouwen in je gedigitaliseerde proces waardoor alleen risicogevallen naar voren komen en de rest automatisch wordt verwerkt. Hoe meer we inzetten op deze ontwikkelingen hoe meer deze ten dienste van ons komt te staan.

Waarschijnlijk zit de grootste verandering in leren omgaan met 'het nieuwe normaal'. Dat klinkt als iets waar je niet direct wat aan hebt, maar wat daadwerkelijk de oplossing gaat zijn. Uiteindelijk bepaal je zelf hoe je het werk indeelt en is het nog mogelijk om dingen behapbaar te maken. Dat kan zijn om in de werkvoorraad het per datum af te werken. Zo kan je bijvoorbeeld zeggen: ik verwerk nu de verhuizingen die gisteren binnen zijn gekomen en als die afgerond heb ga ik een andere taak uitvoeren. En zo heb je de mogelijkheid om overal behapbare stapeltjes van te maken die je dan toch kan afronden.

Of dit iets is wat voor iedereen werkt en of het toekomstbestendig is? Dat is de vraag. Maar het is denk ik een goed punt om te starten.

Het belang van een duidelijke informatievoorziening

Sun, 10 Sep 2023 09:38:41 GMT

Hoe maak je met duidelijke informatie hét verschil?

Zet het gebruik van jouw informatiekanalen in om jezelf en de inwoner te helpen.

Duidelijke informatie delen is voor iedereen beter. Als een inwoner goed weet wat hij of zij moet doen, is de kans dat de inwoner dat ook doet (of meeneemt) veel groter. Waarom lijken we ons hier niet bewust van?

Maar dat lezen ze toch niet!

Een veel gehoord iets: de inwoner leest iets toch niet. En dat lijkt vaak ook wel te kloppen. Maar ligt dat aan de onwil van de inwoner om iets goed te lezen of ligt dat aan de manier waarop wij informatie geven? Voor beide is iets te zeggen. Als overheid heb je een verantwoordelijkheid om jouw informatievoorziening op orde te hebben. De informatievoorziening bestaat uit alle handelingen rondom het delen van informatie en gegevens: het uitwisselen, opslaan, bewerken en presenteren (bijv. in brieven of op de website) van informatie. (Bron: Ensie ) Het zou toch fijn zijn dat een inwoner daadwerkelijk leest dat zij een toestemmingsformulier nodig hebben bij de aanvraag van een paspoort voor een kind van 16 jaar? En dat daar dan ook een kopie van de identiteitskaart van de ouder bij moet zitten als diegene niet aanwezig kan zijn bij de aanvraag? En wil je dat ze een huurovereenkomst meesturen met een verhuisaangifte: het is toch fijn dat ze dat lezen en dat het ook gebeurt?

Duidelijke informatie kan veel werk en ergernis, aan beide kanten, verminderen. Je hoeft niet meer achter de inwoner aan te bellen en de inwoner weet gewoon waar ze aan toe zijn. Het lijkt wel een ideale wereld.

Hoe zorg je ervoor dat je informatie duidelijk presenteert?

Goede informatie geven beloont zichzelf al snel. Mensen weten dan namelijk wat ze moeten doen, wat ze in moeten leveren, mee moeten nemen, wat ze te wachten staat. Dat vind je zelf ook fijn als je bij een andere organisatie dingen moet regelen. En, als je weet wat je moet doen ben je sneller geneigd dat te doen. Ook als de consequenties duidelijk zijn!

Als je geen goedgelijkende pasfoto meeneemt kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.

Zo, dat is een duidelijke consequentie. En het is er één die zorgt dat ik een goede pasfoto ga regelen en niet even mijn gezicht uit een oude vakantiefoto knip. Hoe mooi bruin ik toen ook was. (Voorbeeld gebaseerd op een echte situatie)

Wil jij leren hoe je duidelijke informatie geeft?

Je kan dan natuurlijk trainingen volgen. Dit kan ook heel makkelijk via e-learning. Taalpraktijk Mieke Prins biedt onder andere zo'n e-learning aan. Deze is speciaal geschreven op gemeenteambtenaren. Dit sluit dus volledig aan bij jouw werk. Omdat het een e-learning is kan je de training volgen waar en wanneer dit voor jou uitkomt. Geen reistijd, geen gedoe. Alleen de belangrijkste kennis en uitbreiding van jouw vaardigheden.

De e-learning kan je via Publiek en Burger volgen voor het gereduceerde tarief van €195 ,- per persoon. Omdat Mieke een erkende docent is betaal je nooit BTW.

Verhuizen minderjarigen: toestemming vereist?

duda-wsm@mijndomein.nl — Sun, 10 Sep 2023 09:24:09 GMT

Wordt het tijd om de gezaghebbers toestemming te laten geven?

Zijn jojo-kinderen de uitzondering of moet er structureel preventief worden gehandeld?

De Wet BRP bepaalt dat ouders, verzorgers en voogden de verhuizing van minderjarigen mogen doorgeven. Dit staat in zekere zin los van het gezag: een ouder zonder gezag heeft het recht om een verhuizing door te geven voor zijn of haar kind. Maar, is dat niet gek? En zorgt dit niet voor veel verwarring en mogelijke problemen?

Jojo-kinderen

Gelukkig is het niet dagelijks aan de orde, maar veel ambtenaren Burgerzaken hebben er ongetwijfeld ervaring mee: jojo-kinderen. Vaak gaat het om gescheiden ouders die, ongeacht het echtscheidingsconvenant, het kind (of kinderen) op hun eigen adres ingeschreven willen hebben. Dit kan financiële en emotionele motieven hebben voor de ouders. Door de mogelijkheid om zonder toestemming van alle gezaghebbers de aangifte te doen, zoals bij reisdocumenten heel normaal is, kan het voorkomen dat het kind administratief over en weer wordt verhuisd tussen de adressen van vader en moeder. Vanaf hoeveel verhuisbewegingen binnen welke periode noem je een kind een jojo-kind? Zijn dat 2 verhuisbewegingen? Van ouder 1 naar ouder 2 en vanuit daar weer terug naar ouder 1, alles binnen ongeveer twee maanden tijd? En hoe reageer je hier als gemeente goed op?

Aanvullende documenten

De Wet geeft je als ambtenaar altijd de mogelijkheid om aanvullende documenten te vragen met betrekking tot de registratie van gegevens in de Basisregistratie Personen. Dat telt dus ook voor het registreren van de adresgegevens van minderjarigen. Bij veel gemeenten gebeurt dit al: denk aan de verklaring hoofdbewoner (niet verplicht, vaak gevraagd) of aan een huur- of koopovereenkomst. Dat is niet gek om te vragen en wordt gedaan met de vrijheid die de Wet BRP ons biedt. Waarom kiezen veel gemeenten hier niet voor bij de verhuizing van minderjarigen?

Maak van de uitzondering géén regel

Wanneer je het medewerkers van afdelingen Burgerzaken vraagt zijn de meningen zeer verschillend. Wat vaker terugkomt is de vraag waarom we van de uitzondering een regel maken - vooral omdat het vrij makkelijk te 'ontdekken' is wanneer een kind over en weer wordt verhuisd. Ouders hebben nu eenmaal het recht om de verhuizing voor hun kind door te geven en als er iets niet klopt, dan komt het toch wel terecht bij adresonderzoek. Hier zit absoluut een waarheid in. Maar zit deze waarheid eigenlijk niet altijd in het werk dat we doen bij Burgerzaken? De kwaliteit van de Basisregistratie Personen gaat altijd om het filteren van de uitzonderingen en hier adequaat op reageren. Dat is óók zo bij het doorgeven van verhuizingen. De meerderheid van de verhuizingen klopt, dat zijn mensen die echt verhuizen en woonachtig zijn op het adres waar zij ingeschreven staan. Dat betekent dat frauduleuze aangiften in de minderheid zijn. Maar dat maakt adresonderzoek en de kwaliteit van de registratie niet minder belangrijk! We willen toch dubbelchecken of de inschrijving correct is. Bijvoorbeeld met een verklaring van de hoofdbewoner of een huurovereenkomst.

Gemeente Nijmegen

Deze gemeente heeft beleidsregels geschreven met betrekking tot het doorgeven van de verhuizing van minderjarigen. Het volgende artikel is over "Jojo-kinderen" opgenomen:

Dit lijkt een prima oplossing. Uit navraag bij een medewerker van gemeente Nijmegen blijkt dat in de praktijk de toestemming van de andere ouder ook echt gevraagd wordt. Maar niet alle ouders vinden het blijkbaar even fijn dat de toestemming een vereiste is, maar dat is ook ergens wel logisch. Uiteindelijk doen ze wel wat er van ze gevraagd wordt.

Zorg gewoon voor duidelijkheid!

Bij Publiek & Burger denken wij dat deze toestemming voor duidelijkheid zorgt. Als beide ouders het eens zijn met de inschrijving van het kind is dat voor iedereen duidelijk: voor de gemeente voor de adreskwaliteit, voor de belastingdienst in verband met de toeslagen en voor beide ouders. Ideaal, toch? Geen twijfel over mogelijk. Daarnaast lijkt het er soms op dat ouders de inschrijving van het kind (en bijbehorende financiële en emotionele consequenties daarvan) gebruiken om elkaar te 'pesten'. Een naar woord die wellicht niet genuanceerd genoeg is om de situatie daadwerkelijk uit te drukken. Maar het heeft zeker niet altijd te maken met het juist registeren van de adresgegevens.

Dus: regel die toestemming gewoon! Doe zoals Nijmegen en zorg voor duidelijkheid.